在學(xué)術(shù)會(huì )議的日常會(huì )務(wù)管理工作中，如何讓更多的參會(huì )代表知曉并參加會(huì )議是學(xué)術(shù)會(huì )議管理者面臨的巨大問(wèn)題。傳統會(huì )議推廣基本上都采用郵寄參會(huì )通知方式，不僅工作量大，推廣效果也不明顯。隨著(zhù)網(wǎng)絡(luò )技術(shù)發(fā)展，基于短信、郵件和微信的線(xiàn)上推廣成為目前最有效的推廣方式，尤其是基于微信的社會(huì )化媒體則是目前線(xiàn)上推廣的最熱門(mén)工具。通過(guò)人們自發(fā)性的微信轉發(fā)參會(huì )通知以及對會(huì )議活動(dòng)評價(jià)，獲得更加廣泛的傳播范圍，讓更多人知曉并參與會(huì )議活動(dòng)。

為方便組委會(huì )更好的推廣宣傳學(xué)術(shù)會(huì )議，會(huì )務(wù)通學(xué)術(shù)會(huì )議服務(wù)平臺提供了短信、郵件和微信三個(gè)會(huì )議推廣工具。通過(guò)郵件、短信平臺，用戶(hù)可通過(guò)定制郵件、短信自動(dòng)回復模板，實(shí)現對參會(huì )代表的實(shí)時(shí)溝通。參會(huì )者無(wú)論是注冊系統賬號，還是參會(huì )注冊繳費、投稿、酒店預訂后，系統都會(huì )自動(dòng)郵件通知。管理員可以定制確認郵件模板，還可通過(guò)短信和郵件群發(fā)通知給參會(huì )者。參會(huì )者可以在線(xiàn)提問(wèn)，辦會(huì )者在線(xiàn)反饋和提供幫助。通過(guò)及時(shí)有效的郵件系統讓您和參會(huì )者時(shí)時(shí)保持暢通交流。

基于目前使用最廣的社交媒體微信，會(huì )務(wù)通學(xué)術(shù)會(huì )議服務(wù)平臺提供了針對用戶(hù)認證的微信公眾號開(kāi)發(fā)接口，可實(shí)現對微信公賬號的一站式直接管理和會(huì )議信息對接微信平臺的直接發(fā)布。同時(shí)針對組委會(huì )的需要，開(kāi)發(fā)了基于微信的微網(wǎng)站、學(xué)術(shù)日程查詢(xún)、微信抽獎、微信上墻以及互動(dòng)調查等功能，讓參會(huì )代表通過(guò)手機隨時(shí)了解大會(huì )最新動(dòng)態(tài)，查詢(xún)大會(huì )最新日程，萬(wàn)千會(huì )議資訊，全在一手掌握。

一、短信配置發(fā)送

1、短信群發(fā)推廣

雖然移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)的迅猛發(fā)展，微信、QQ等社交媒體越來(lái)越普及，但仍有超過(guò)60%的人手機用戶(hù)習慣看短信而不是微信或QQ。為此，系統為組委會(huì )提供了短信群發(fā)平臺，以方便組委會(huì )針對特定人群推送短信（短信屬于第三方平臺，需要預先充值，費用標準為0.1元/條）。點(diǎn)擊【短信群發(fā)推廣】，進(jìn)入已發(fā)送短信列表頁(yè)面，可顯示已發(fā)送的條數、內容和數量。

點(diǎn)擊發(fā)送短信按鈕，進(jìn)入群發(fā)頁(yè)面，在該頁(yè)面顯示可用金額、短信價(jià)格、可發(fā)送短信條數，以及可以選擇在線(xiàn)充值。

收件人可選擇自定義短信、所有報名人員、未參會(huì )注冊用戶(hù)、注冊未繳費用戶(hù)、酒店預訂用戶(hù)、預定酒店未繳費用戶(hù)。

若選擇自定義用戶(hù)，則在短信列表項中，需要輸入手機號碼，每行輸入一個(gè)手機號碼，每次最多發(fā)送10000條。

若選擇非自定義用戶(hù)，則只需要選擇中賓/外賓即可。

輸入短信內容，70個(gè)字為一條短信，若短信內容超出70個(gè)字，則短信內容分為2條，以此類(lèi)推；可選擇是否需要接受短信回復，若選擇【是】，則此項后短信簽名須默認為“會(huì )務(wù)通”，若選擇【否】，則可以自定義修改短信簽名。

以上設置完畢后，點(diǎn)擊立即提交按鈕，即可群發(fā)短信。

2、中文短信模板配置

點(diǎn)擊【中文短信模板設置】，進(jìn)入短信郵件模板設置列表頁(yè)（會(huì )議管理員賬號中需要有余額，短信費用0.1元/條）。

點(diǎn)擊編輯按鈕，可修改配置：狀態(tài)、標題以及內容。點(diǎn)擊上面的知道的標簽可以調用系統相關(guān)的內容；需要注意的是如果是自定義發(fā)送，系統只能替換能匹配到用戶(hù)的手機號才可以調用相應標簽。

短信內容常用標簽如下：

系統常用的短信模板介紹如下：

1）網(wǎng)站系統用戶(hù)注冊信息確認短信模板——參會(huì )代表注冊網(wǎng)站用戶(hù)填寫(xiě)完基本信息提交后自動(dòng)發(fā)送的提醒短信

2）參會(huì )代表注冊成功自動(dòng)回復短信模板——參會(huì )代表選擇完注冊類(lèi)型提交后自動(dòng)發(fā)送的提醒短信

3）注冊繳費確認函短信模板——參會(huì )代表注冊費繳費成功后，管理員在后臺發(fā)送的繳費確認短信

4）住宿繳費確認函短信模板——參會(huì )代表住宿費繳費成功后，管理員在后臺發(fā)送的繳費確認短信

5）學(xué)術(shù)任務(wù)溫馨提示短信模板——給有學(xué)術(shù)任務(wù)的代表發(fā)送的任務(wù)提示短信

6）參會(huì )審核短信模板——如果注冊類(lèi)型需要審核，在審核通過(guò)后系統發(fā)送的審核通過(guò)提示短信模板

7）參會(huì )審核短信（審核不通過(guò)）模板——如果注冊類(lèi)型需要審核，在審核不通過(guò)后系統發(fā)送的審核通過(guò)提示短信模板

8）參會(huì )審核短信（審核不通過(guò)）模板——如果注冊類(lèi)型需要審核，在審核不通過(guò)后系統發(fā)送的審核通過(guò)提示短信模板

9）論文評審專(zhuān)家邀請短信模板——用于論文評審給專(zhuān)家發(fā)送的邀請短信

10）電子發(fā)票開(kāi)票成功短信提醒模板——用于電子發(fā)票開(kāi)票成功后發(fā)送的提醒短信

11）團隊發(fā)送注冊邀請碼模板——用于團隊定向邀請發(fā)送注冊邀請碼使用

12）勞務(wù)收集短信通知模板——用于勞務(wù)費信息收集發(fā)送的通知短信

13）行程提醒短信模板——用于給專(zhuān)家發(fā)送行程信息提醒的短信

二、郵件配置發(fā)送

1、郵件群發(fā)推廣

點(diǎn)擊【郵件群發(fā)推廣】，進(jìn)入已發(fā)送Email列表頁(yè)面，可顯示已發(fā)送的條數、主題和數量等。

點(diǎn)擊發(fā)送郵件按鈕，進(jìn)入群發(fā)頁(yè)面，在該頁(yè)面顯示可用金額、郵件價(jià)格、可發(fā)送郵件條數，以及可以選擇在線(xiàn)充值。

收件人可選擇自定義郵件、所有報名人員、未參會(huì )注冊用戶(hù)、注冊未繳費用戶(hù)、酒店預訂用戶(hù)、預定酒店未繳費用戶(hù)、所有投稿人員。

若選擇自定義用戶(hù)，則在自定義郵件地址項中，需要輸入Email，每行輸入一個(gè)Email，每次最多發(fā)送10000條。

若選擇非自定義用戶(hù)，則只需要選擇中賓/外賓即可。

輸入發(fā)送人、接收回信Email、主題和內容，選擇邀請郵件模板，是否定時(shí)發(fā)送，若選擇【是】，則需要輸入發(fā)送時(shí)間。

以上設置完畢后，點(diǎn)擊立即提交按鈕，即可群發(fā)郵件。

2、中/英文郵件模板配置

系統提供與參會(huì )代表在不同環(huán)節交互郵件內容的模板，管理員可以根據模板修改為自己定制的內容。點(diǎn)擊【郵件模板設置】，進(jìn)入中文郵件模板設置列表頁(yè)。

點(diǎn)擊編輯按鈕，可修改配置：狀態(tài)、標題以及內容。

點(diǎn)擊【郵件模板設置】，進(jìn)入郵件模板設置頁(yè)面，系統默認提供多種郵件模板使用標簽替換的方式，在發(fā)送郵件時(shí)會(huì )調用實(shí)際的內容替換標簽內容，標簽以{****}的形式出現，不同標簽代表不同內容。常用標簽如下：

系統常用的模板介紹如下：

1）網(wǎng)站系統用戶(hù)注冊信息確認郵件模板——用于會(huì )議網(wǎng)站用戶(hù)注冊會(huì )議填寫(xiě)完基本信息后，自動(dòng)方式的郵件內容
2）參會(huì )代表注冊成功自動(dòng)回復郵件模板——用戶(hù)選擇注冊類(lèi)型成功后填寫(xiě)的郵箱會(huì )收到系統自動(dòng)發(fā)送的郵件
3）參會(huì )代表酒店預定回復郵件模板——用戶(hù)預定酒店成功后填寫(xiě)的郵箱會(huì )收到系統自動(dòng)發(fā)送的郵件
4）網(wǎng)上論文投稿成功確認郵件模板——用戶(hù)投遞論文稿件成功后，會(huì )收到系統自動(dòng)發(fā)送的自動(dòng)回復郵件
5）大會(huì )論文錄取通知模板——論文評審結果確定之后，管理員可通過(guò)系統群發(fā)論文錄取通知
6）注冊繳費確認函模板——用戶(hù)注冊費繳費成功之后，管理員可通過(guò)系統發(fā)送確認收到款項的通知
7）住宿繳費確認函模板——用戶(hù)住宿費繳費成功之后，管理員可通過(guò)系統發(fā)送確認收到款項的通知
8）附加活動(dòng)繳費確認函模板——用戶(hù)附件活動(dòng)費繳費成功之后，管理員可通過(guò)系統發(fā)送確認收到款項的通知
9）講者主持學(xué)術(shù)任務(wù)溫馨提示模板——用于發(fā)送學(xué)術(shù)任務(wù)溫馨提示使用，導出學(xué)術(shù)問(wèn)溫馨提示也是用的此模板
10）參會(huì )審核郵件模板——用于會(huì )議注冊類(lèi)型需要審核時(shí)，審核通過(guò)后自動(dòng)發(fā)送的郵件
11）參會(huì )審核郵件（審核不通過(guò)）模板——用于會(huì )議注冊類(lèi)型需要審核時(shí)，審核不通過(guò)后自動(dòng)發(fā)送的郵件
12）參會(huì )審核郵件（審核不通過(guò)）模板——用于會(huì )議注冊類(lèi)型需要審核時(shí)，審核不通過(guò)后自動(dòng)發(fā)送的郵件
13）在線(xiàn)論文評審邀請函模板——用于論文在線(xiàn)評審發(fā)送評審邀請所用
14）團隊注冊繳費確認函模板——用于團隊注冊后發(fā)送注冊繳費確認函使用
15）團隊住宿繳費確認函模板——用于團隊住宿費繳費成功后發(fā)送繳費確認函使用
16）電子發(fā)票開(kāi)票成功郵件提醒模板——用于會(huì )議電子發(fā)票開(kāi)票成功后，后臺管理員發(fā)送提醒郵件使用
17）VIP參會(huì )通知模板——用于給會(huì )員VIP發(fā)送參會(huì )邀請

3、中/英文郵件參數配置

郵件參數設置主要完成發(fā)件人顯示名稱(chēng)、客戶(hù)回復郵件地址以及系統郵局參數的設置。點(diǎn)擊【郵件參數設置】，進(jìn)入中文郵件配置頁(yè)面，可設置郵件發(fā)送人、接收回信郵箱、商戶(hù)聯(lián)系方式的信息，是郵件模板中{contact}標簽的替換內容，可以所有模板中的公共部分配置在這里。

三、短信發(fā)送記錄

點(diǎn)擊【短信發(fā)送記錄】，進(jìn)入短信發(fā)送記錄列表頁(yè)；此頁(yè)面可以查詢(xún)短信的發(fā)送記錄情況。

四、郵件發(fā)送記錄

點(diǎn)擊【郵件發(fā)送記錄】，進(jìn)入郵件發(fā)送記錄列表頁(yè)；此頁(yè)面可以查詢(xún)郵件的發(fā)送記錄情況。

五、短信回復記錄

管理員點(diǎn)擊【短信回復記錄】，進(jìn)入短信回復記錄頁(yè)面，可查看收到的姓名、單位、手機號、回復時(shí)間以及內容。（根據會(huì )務(wù)通平臺數據庫中存在的手機號，自動(dòng)匹配姓名單位）

點(diǎn)擊導出短信回復記錄按鈕，可將所有回復短信信息導出。